Hệ thống lưu trữ sổ sách điện tử là hệ thống cho phép tài liệu trong quá trình xử lý sổ sách kế toán được lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử (ghi chép điện tử) thay vì bằng giấy. Tuy nhiên, dữ liệu điện tử có nguy cơ bị sai lệch số liệu trong quá trình lưu trữ. Vì vậy, sử dụng phương pháp có tên gọi dãy kí tự thể hiện thời gian để chứng minh dữ liệu này là không bị làm giả. Khi gắn dãy kí tự ngày, tháng này vào thì có thể chứng minh dữ liệu không bị thay đổi.

Để nới lỏng điều kiện lưu trữ và ghi chép điện tử, sau khi chỉnh sửa người ta thêm vào phương pháp ghi chép điện từ mới vào quy trình. Sau đây, chúng ta hãy xem xét cụ thể nó thay đổi như thế nào.

Sau khi nhận được dữ liệu điện tử, phương pháp lưu trữ trước và sau khi chỉnh sửa được thể hiện như sau

Hiện tại, nếu dãy ký tự thời gian đã được nhà phát hành gắn thêm vào, thì người nhận cũng cần phải gắn dãy ký tự thời gian. Tuy nhiên, sau khi sửa đổi nếu nhà phát hành đã gắn dãy ký tự thời gian thì người nhận không cần phải gắn nữa.

Ngoài ra, phương pháp lưu trữ mới được thêm vào, cho phép sử dụng “dịch vụ điện toán đám mây” và người nhận không thể tự do sửa đổi dữ liệu. Cùng với sự lan rộng của ngành IT những năm gần đây, có thể nói rằng nội dung đã được sửa đổi cho phù hợp với việc sử dụng dữ liệu điện tử hiện nay. JIIMA sẽ chứng nhận xem liệu có đáp ứng đầy đủ các điều kiện pháp lý của luật lưu trữ sổ sách điện tử hay không.

Việc sửa đổi chế độ lưu trữ sổ sách kế toán bằng điện tử dự kiến thực hiện từ ngày 1 tháng 10 năm 2020. Để sử dụng một cách có hiệu quả nới lỏng chế độ lưu trữ, việc xem xét áp dụng dịch vụ kế toán đám mây được ưu chuộng hơn cả. Để sử dụng dịch vụ đó cần có khoảng thời gian xem xét mức độ và thời gian từ sau khi sử dụng đến lúc vận hành trơn tru. Chúng tôi khuyến khích nên có những giải pháp sớm như tham gia hội thảo.

Nếu là nhân viên phụ trách kế toán thì có thể bạn sẽ có kiến thức về phương pháp lưu trữ sổ sách kế toán bằng điện tử, nhưng cũng có trường hợp không hiểu rõ về các tài liệu cần lưu trữ.
• Các loại sổ kế toán：sổ chi tiết, sổ thu chi tiền mặt, sổ bán hàng, sổ cái phải thu khách hàng, sổ mua hàng, sổ cái phải trả người bán, sổ đăng kí tài sản cố định
• Giấy tờ liên quan đến quyết toán năm：bảng kiểm kê, bảng cân đối kế toán, bảng xác định kế quả hoạt động kinh doanh
• Tài liệu khác：hợp đồng, hóa đơn, biên nhận, sổ tài khoản tiền gửi, các loại bản kê, báo giá, phiếu yêu cầu thanh toán,...

Sổ sách kế toán, hóa đơn, ...ngoài phương pháp lưu trữ bằng dữ liệu điện tử, còn có thể lưu trữ bằng bản scan. Ngoài dữ liệu điện tử, những tài liệu nhận được có thể scan và lưu trữ, và được chấp nhận như phương pháp lưu bằng dữ liệu điện tử

Cần phải đăng ký trước khi áp dụng phương pháp lưu trữ sổ sách kế toán bằng điện tử. Có thể tiến hành đăng ký thủ tục tại cơ quan thuế có thẩm quyền, các công ty đang xem xét việc lưu trữ sổ sách kế toán điện tử nên tiến hành càng sớm càng tốt.

Trong trường hợp nhận được phê duyệt có thể lưu trữ bằng bản scan, tài liệu trước khi được phê duyệt có thể lưu trữ dưới dạng bản scan nếu áp ứng một số điều kiện nhất định. Các tài liệu giấy cũng có thể chuyển đổi thành dữ liệu vì vậy nên dành thời gian trong khả năng có thể để chuyển đổi điện tử hóa các dữ liệu bão hòa. Sẽ rất khó khăn để làm nhiều công việc cùng một lúc, vì vậy hãy bắt đầu số liệu hóa dữ liệu từ năm hiện tại

Mặc dù phương pháp lưu trữ bằng dãy ký tự hiển thị thời gian đã được sửa đổi trong chế độ thuế năm 2020, nhưng nhân viên kế toán cần hiểu rõ về cơ cấu của dãy ký tự hiển thị thời gian. Mặc dù có thể hình dung được nhưng cũng có thể nhiều người còn chưa nắm rõ về thời gian và trình tự gắn dãy ký tự thời gian.